¿Cómo personalizo los diferentes folios que asigna el sistema?

Para poder tener información ordenada y clara el sistema asigna folios a los documentos, clientes, etc. a todo lo que se va creando en él. Aqui mostramos paso a paso cómo se pueden configurar estos folios.

NOTA. Es importante recalcar que este cambio lo debería realizar un usuario autorizado, ya que el mal uso de esta herramienta pudiera generar información redundande debido a la duplicidad de folios.

1. Ejecutamos el STI-GYM, iniciamos sesión y abrimos la empresa en la que vamos a estar trabajando.

2. Abrimos el menú de configuración, que se encuentra en la parte superior izquierda del sistema, y damos clic a "Folios".

3. Se abrirá el catálogo de todos los folios que el sistema asigna de forma automática. Para editar un folio nos posicionamos sobre el registro a editar y damos doble clic sobre él. Otra forma es seleccionando el registro a editar y dar clic en el botón "Editar" que se encuentra en la barra de herramientas del mismo catálogo.

4. La ventana de edición de folio es abierta

  • 1) Clave del Foliador. No se puede modificar. Nos indica a qué pertenece el folio.
  • 2) Descripción. Se puede modificar. Nos da una breve descripción del folio.
  • 3) Prefijo. Se puede modificar. Es una constante que se pone antes del número del folio, en el caso de clientes el prefijo es "CLI", en el caso de ventas el prefijo es "VNT", entre otros. Si no se dese utilizar prefijo, se puede dejar el campo vacío.
  • 4) Folio Actual. Se puede modificar. Este número indica cuál será el folio a asignar al crear el siguente elemento, en el caso de la imagen, nos muestra que el siguente cliente a crear el folio a asignar será el número "2". Conforme se van creando los elementos del folio (Clientes en el ejemplo) el contador de "Folio Actual" se va incrementando. Para reiniciar el contador solo debemos dejar este campo con el número "1".
  • 5) Sufijo. Se puede modificar. Al igual que el prefijo, esta es una constante que se añade al folio, solo que este se asigna al final del formato. Es decir, si deseamos añadir a este folio el sufijo"GYM", el folio final a obtenert es "CLI0002GYM". Si no se desea utilizar, el campo debe quedar vacío.
  • 6) Formato. Se puede modificar. Este es el formato que genera el folio final a asignar, donde "{0}" representa al "Prefijo", "{1:0000}" representa al "Folio Actual" que si tiene menos de 4 dígitos los espacios sobrantes del lado izquierdo se llenarán con "0", por ejemplo el Folio Actual es 2 al añadirse al folio final se rellenarán los espacios faltantes de lado izquierdo y queda de la siguente manera "0002". Y "{2}" representa y se sustituye por el "Prefijo". Se recomienda no modificar este formato para evitar errores. Pero si nó, las variables 0,1,y 2 siempre deben ir entre llaves "{}", es decir {0}, {1},{2} para ser sustituídos.

Después de modificar el folio deseado se presiona "Aceptar" para guardar los cambios realizados.

5. Y listo, el cambio de los folios habrá finalizado. Hay que cerrar el catálogo del folios e ir al catálogo del elemento al que pertenece el folio y dar de alta uno nuevo para verificar que el cambio fué realizado con éxito. En el caso del ejemplo, nos vamos al catálogo de Clientes Persona y dar de alta uno nuevo, en la clave asignada veremos si el cambio está teniedo efecto en los nuevos clientes.

Si el cambio realizado no era el que deseábamos, para modificar el folio se deben de realizar los pasos desde el Número 1. 

  • Written by: Talía Maribel Tun Balam
  • Jueves, 21 Noviembre 2013

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